App de toma de pedidos para la fuerza de ventas de Sangalo Fijaciones

Sangalo Fijaciones distribuye bulonería a ferreterías y empresas. Sus vendedores tomaban los pedidos por teléfono y WhatsApp, y después alguien los pasaba a mano a administración y al depósito.

En una distribuidora con miles de artículos parecidos y cientos de clientes, cada pedido mal transcripto termina en un envío equivocado, y el error no se descubre hasta que llega la mercadería.

Y hay una variable que complica cada pedido antes de transcribirlo.

• Bonificación por cliente: cada uno tiene su descuento, así que el precio no sale del catálogo sino del cruce.
• Artículos casi idénticos: la diferencia está en la medida, la rosca y la terminación, que es justo lo que se pierde en un mensaje.
• Doble transcripción: del mensaje al sistema, y del sistema a los papeles del depósito.

Cada paso manual entre el vendedor y la góndola es un lugar donde el pedido puede cambiar.

Le dimos a la fuerza de ventas una herramienta móvil para cargar el pedido directamente sobre el catálogo real, con la bonificación del cliente ya aplicada.

Se puso en marcha en 2019, con uso exclusivo para vendedores y un área de tienda restringida a miembros.

El pedido, desde el celular

• Cada vendedor se registra y el administrador lo habilita.
• Busca por nombre o filtra por familia, elige medida y cantidad, y aplica la bonificación del cliente.
• Deja notas, elige el tipo de envío y cierra el pedido con un número de seguimiento.

El catálogo y los precios, del sistema real

• Catálogo y precios cargados desde la base exportada del sistema de gestión, sobre unos 2.800 artículos.
• Bonificaciones tomadas de la nómina de clientes de la empresa, en cinco escalones.

Lo que sale de cada pedido

• Nota de pedido para el depósito, con casillero para registrar faltantes.
• Hoja de ruta diaria para la logística, con bultos, varillas y vendedor.
• Los documentos se generan del pedido, en lugar de transcribirse de un mensaje.

Arquitectura y tecnología

• App de pedidos con acceso restringido y habilitación de usuarios controlada por el administrador.
• Tutorial paso a paso entregado a los vendedores para la adopción.

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El pedido pasó de viajar por mensajes y transcripciones a salir directo del catálogo con sus documentos.

KPIs iniciales

• Pedidos tomados por teléfono y WhatsApp, transcriptos a mano a administración y al depósito.
• Bonificación distinta por cliente aplicada fuera del pedido.
• Documentos del depósito y de logística armados manualmente.

KPIs alcanzados

• Fuerza de ventas tomando pedidos desde el celular sobre el catálogo real, de unos 2.800 artículos.
• Cinco escalones de bonificación por cliente aplicados directamente en el pedido.
• Nota de pedido para el depósito y hoja de ruta para logística generadas desde cada pedido.
• Alta y habilitación de vendedores controlada por el administrador.

Impacto estratégico

• Se eliminan las dos transcripciones donde el pedido podía cambiar.
• El casillero de faltantes en la nota de pedido convierte un problema de depósito en un dato.