Conciliación automática de pagos bancarios para Grupo ZAG: los pagos que no imputaban

Grupo ZAG cobra planes de pago mes a mes. El dinero llega al banco todos los días y el sistema tiene que asociar cada movimiento a la cuenta corriente que corresponde.

Un pago sin imputar es el problema más caro y menos visible de un negocio de cobranza recurrente: el cliente pagó, el sistema no lo sabe, y lo que sigue es un reclamo equivocado.

Y las causas no son técnicas sino cotidianas.

• Paga otro: la transferencia la hizo un familiar desde su propia cuenta, no el titular.
• Importe corto: llegan unos pesos por debajo de la cuota y el movimiento queda pendiente de revisión.
• Concepto que no coincide: el texto de la transferencia no matchea ninguna regla de reconocimiento.

Cada uno de esos casos se convierte en trabajo manual de conciliación, en una cuota que el sistema sigue reclamando y en un cliente molesto que ya pagó.

Atacamos las tres causas con reglas configurables sobre el módulo de importación bancaria, para que el imputador resuelva solo lo que antes requería intervención humana.

El objetivo no fue automatizar la conciliación entera sino subir la tasa de imputación automática cerrando los tres agujeros conocidos.

Cuentas bancarias relacionadas

• Alta, baja y modificación de las cuentas de posibles pagadores vinculadas a la cuenta corriente de un propietario.
• Ante un pago que no puede asociar, el imputador verifica si existe una cuenta alternativa relacionada antes de dejarlo pendiente.

Margen de redondeo configurable

• Parámetro que define un redondeo hacia arriba cuando el importe transferido queda por debajo del compromiso.
• Con eso el imputador aprueba automáticamente esos pagos en lugar de mandarlos a revisión manual.

Conceptos válidos

• Administración de los términos que el sistema reconoce dentro del archivo bancario.
• Reglas aplicadas durante el análisis del archivo, no después de haberlo procesado.
• El negocio amplía la lista cuando aparece una formulación nueva, sin pedir un desarrollo.

El orden en que decide el imputador

• El analizador recorre el archivo del banco aplicando las reglas de reconocimiento sobre cada movimiento.
• Si no logra asociarlo a una cuenta corriente, busca una cuenta bancaria alternativa relacionada.
• Si el importe queda corto, evalúa el margen de redondeo antes de resolver.
• Recién agotados esos caminos deja el movimiento en estado pendiente de revisión.

Arquitectura y tecnología

• Módulo de importación de movimientos bancarios con analizador de archivo del banco.
• Reglas de reconocimiento configurables: cuentas relacionadas, margen de redondeo y conceptos válidos.

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El imputador dejó de mandar a revisión manual los tres casos que más se repetían.

KPIs iniciales

• Pagos desde cuentas ajenas al titular sin forma de reconocerse.
• Transferencias por debajo del compromiso, aunque fuera por pesos, derivadas a revisión.
• Conceptos de transferencia fuera de las reglas, sin posibilidad de ampliarlas sin desarrollo.

Impacto estratégico

• Las tres causas se resuelven por configuración, así que el negocio las ajusta sin pedir un desarrollo nuevo.
• Menos pagos pendientes significa menos reclamos equivocados a clientes que ya pagaron.
• El trabajo manual de conciliación queda para los casos que de verdad son excepciones.
• El orden de decisión del imputador es explícito, así que se puede auditar por qué un movimiento quedó pendiente.