App de carta digital y pedidos por QR para EasyOrder: plataforma SaaS de hostelería

EasyOrder es un producto SaaS para hostelería pensado para locales gastronómicos y de ocio nocturno. Su promesa es simple: que el cliente entre por un QR, vea la carta, pida y pague desde el móvil, y que el local controle todo desde un solo panel.

El problema que EasyOrder venía a resolver no era de software sino de operación: la gestión manual de pedidos y pagos genera fricción en la mesa, y esa fricción se paga en tiempo de espera y en errores.

• Pedido y pago atados al personal: cada consulta de carta, cada pedido y cada cobro pasaban por un camarero, que es el cuello de botella en hora pico.
• Errores en la comunicación: lo que el cliente pedía y lo que llegaba a cocina dependían de una transcripción manual.
• Un solo local no alcanzaba: el producto tenía que servir a muchos establecimientos a la vez, no a uno.

El costo no era solo la espera: un pedido mal tomado se corrige gratis para el cliente y caro para el local.

Desarrollamos EasyOrder de punta a punta, y la decisión que ordenó el proyecto fue validar los dos perfiles antes de escribir código: el que pide desde la mesa y el que atiende desde el mostrador.

El trabajo cubrió el ciclo completo, entre junio de 2023 y noviembre de 2024: análisis funcional, diseño, prototipado, desarrollo, infraestructura y despliegue.

Análisis funcional y prototipado

• Se definieron flujos de usuario, casos de uso, modelo de datos y roles antes de desarrollar.
• El prototipo validó los recorridos de los dos perfiles, para no descubrirlos en producción.

Carta digital y pedido desde la mesa

• Acceso por QR, sin instalar nada: el cliente abre la carta en su propio teléfono.
• Navegación por categorías y productos, selección y envío del pedido.
• Pago desde el móvil, sin que intervenga el personal del local.

Backoffice del restaurante

• Administración de cartas, productos y categorías desde un panel único.
• Control de pedidos y de mesas, con seguimiento de la actividad en curso.
• Gestión de usuarios y roles para el equipo del local.

Arquitectura y tecnología

• Frontend: app de cliente accesible por QR e interfaces de gestión, optimizadas para móvil.
• Backend: usuarios, cartas y productos, pedidos y mesas, sistema de pagos y APIs de integración.
• Infraestructura: AWS, con escalabilidad, disponibilidad y seguridad para crecimiento SaaS.
• Modelo multi-local: la misma plataforma sirve a varios establecimientos en simultáneo.

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El ticket medio subió un 16% y la rotación de mesas un 10%, con las valoraciones online un 47% arriba.

La referencia es la operación manual previa a la plataforma.

KPIs iniciales

• Gestión manual de pedidos y pagos.
• Tiempos de espera elevados en hora pico.
• Errores en la comunicación entre cliente, camarero y cocina.

KPIs alcanzados

• +16% en ticket medio: la carta digital muestra el catálogo completo, sin depender de que alguien lo recite.
• +10% en rotación de mesas: el pedido y el cobro dejan de esperar al personal.
• +47% en valoraciones online: la experiencia mejoró donde el cliente la califica.
• Menos errores en pedidos: desaparece la transcripción manual entre mesa y cocina.
• Servicio más rápido: el circuito se resuelve desde el móvil del cliente.

Impacto estratégico

• El local pasó a tener su catálogo y su operación en un solo lugar.
• La arquitectura SaaS habilita crecer a muchos establecimientos sin rehacer nada.